米国子会社向け 内部通報・コンプライアンス窓口

米国子会社では、ハラスメント、差別、報復、賃金・勤務時間、職場環境、経費不正、会計・内部統制上の懸念などが、現地マネジメントや日本本社に適切に共有されないまま深刻化することがあります。

特に、日本本社から派遣された駐在員、現地マネージャー、店舗責任者、少人数の管理部門で運営されている米国子会社では、従業員が懸念を安心して相談できる外部窓口を持つことが、コンプライアンス上も経営管理上も重要です。

HGMIは、日本企業の米国子会社向けに、英語・日本語対応の外部通報・相談窓口を提供し、従業員からの通報・相談の受付、初期整理、リスク分類、会社への報告、必要に応じた専門家へのエスカレーションを支援します。

• 米国子会社に専任HR担当者がいない

• 従業員が日本人駐在員や現地マネージャーに直接相談しにくい

• ハラスメント、差別、報復、賃金・残業、安全衛生などの相談ルートが明確でない

• 店舗、倉庫、営業拠点など、現場での問題が本社に見えにくい

• 経費不正、在庫管理、現金管理、会計処理などの懸念を早期に把握したい

• M&A後の米国子会社に、最低限のガバナンス・内部統制体制を整備したい

• 日本本社として、米国子会社のリスクを定期的に把握したい

1. 外部通報・相談窓口の提供

従業員からの相談・通報を、英語または日本語で受け付けます。

受付対象には、HR関連、職場環境、コンプライアンス、会計・内部統制上の懸念などを含みます。

2. 初期ヒアリングと事実関係の整理

通報内容について、必要に応じて初期ヒアリングを行い、会社が対応を検討できるよう、事実関係、関係者、時系列、関連資料を整理します。

3. リスク分類と対応方針の整理

受け付けた内容を、HR、労務、会計、内部統制、安全衛生、コンプライアンス等の観点から分類し、緊急性、重要性、エスカレーションの必要性を整理します。

4. 日本本社・米国子会社への報告

あらかじめ定めた報告ルートに基づき、米国子会社または日本本社の指定責任者へ報告します。

通報対象者が現地責任者である場合など、通常ルートでの報告が適切でない場合には、事前に設定した例外ルートに基づいて対応します。

5. 必要に応じた専門家連携

法的判断、本格的な内部調査、懲戒処分、訴訟リスクが関係する場合には、米国雇用弁護士、企業法務弁護士、フォレンジック会計士等の外部専門家との連携を支援します。

6. 再発防止・管理体制改善の支援

単に通報を受け付けるだけでなく、Employee Handbook、HRポリシー、承認フロー、職務分掌、会計・在庫・現金管理、内部統制上の改善点について、実務的な改善策を提案します。

• ハラスメント

• 差別

• 報復

• 不適切なマネジメント

• 賃金・残業・勤務時間に関する懸念

• 安全衛生・職場環境に関する懸念

• 経費不正

• 在庫・現金管理上の不正または懸念

• 会計処理・内部統制上の懸念

• 利益相反

• 会社ポリシー違反

• その他、米国子会社の経営管理上の懸念

HGMIは、日本企業の米国進出、米国子会社管理、HR、会計・税務、バックオフィス体制構築、M&A後のPMI、事業再建を支援してきた実務型コンサルティングファームです。

内部通報・コンプライアンス窓口サービスでは、米国HR・人材戦略に精通したコンサルタントと、会計・監査・内部統制に精通したコンサルタントが連携し、従業員からの声を単なる苦情処理で終わらせず、米国子会社のリスク管理と経営管理体制の改善につなげます。

Chris Lawson

フルサービス採用と人材戦略のスペシャリスト。建設、ヘルスケア、金融、プロフェッショナルサービスなど幅広い業界において、15年以上にわたり採用戦略と人事施策の構築・推進をリード。

米国現地従業員とのコミュニケーション、HR課題の初期整理、組織文化・マネジメント改善の観点から、通報・相談内容の整理と対応方針の検討を支援します。

Norah Hayakawa

日米両国において20年以上の会計・監査・業務改善の実績を持つプロフェッショナル。米国公認会計士（CPA）、公認内部監査人（CIA）、公認情報システム監査人（CISA）。

会計、内部統制、ガバナンス、業務プロセス改善の観点から、経費不正、会計・内部統制上の懸念、リスク管理体制の改善を支援します。

本サービスは、法律事務所による法的助言または法的調査を代替するものではありません。

 HGMIは、通報・相談内容の受付、初期整理、リスク分類、社内報告、実務改善支援を行い、法的判断や本格的な内部調査が必要な場合には、弁護士その他の専門家との連携を支援します。

• 従業員10〜50名規模の米国子会社に外部相談窓口を設置

• 店舗・倉庫・営業拠点を持つ会社のHR通報窓口として導入

• M&A後の米国子会社におけるPMIの一環として導入

• 日本本社の内部監査・コンプライアンス部門向けに、米国子会社のリスク報告体制を整備

• Employee HandbookやAnti-Retaliation Policyとあわせて導入

米国子会社の規模、従業員構成、既存のHR体制、日本本社との報告ルートに応じて、最適な外部通報・コンプライアンス窓口の設計をご提案します。

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